남양주시 옴부즈만의 구성 및 운영에 관한 조례 시행규칙

(    제정) 2015.09.30 규칙 제657호

(일부개정) 2019.07.25 규칙 제789호

제1장 총칙

제1조(목적) 이 규칙은「남양주시 옴부즈만의 구성 및 운영에 관한 조례」에서 위임한 사항과 그 시행에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2장 옴부즈만의 운영 및 관리

제2조(옴부즈만 회의 소집) ① 「남양주시 옴부즈만의 구성 및 운영에 관한 조례」(이하 “조례”라 한다) 제6조에 따른 남양주시 옴부즈만(이하 “옴부즈만”이라 한다) 회의를 개최하는 때에는 옴부즈만 회의(이하 “ 회의”라 한다) 개최일 5일 전까지 그 소집을 알리되, 일시·장소 및 의안의 제목을 표기한 서면으로 알려야 한다.

② 제1항에도 불구하고 서면으로 알리기 어려운 긴급한 회의의 경우에는 전화·구두 및 그 밖의 방법으로 알릴 수 있다.

제3조(옴부즈만의 기피·회피) ① 조례 제11조제2항에 따라 기피를 신청하려는 이해당사자는 대표옴부즈만에게 그 사유를 명시하여 서면으로 의결 전일까지 신청할 수 있으며, 옴부즈만은 의결로 이를 결정한다. 이 경우 기피신청의 대상인 옴부즈만은 그 의결에 참여하지 못한다.

② 제1항에 따라 기피신청 대상이 되는 옴부즈만은 지체 없이 기피신청에 대한 의견서를 대표옴부즈만에게 제출하여야 한다.

③ 옴부즈만이 조례 제11조제3항에 따라 회피하려는 경우에는 사전에 회피사유서를 대표옴부즈만에게 제출하여야 한다.

제4조(회의 보고사항) 옴부즈만 사무국장은 다음 각 호의 사항을 회의에 보고안건으로 상정하여야 한다.

1. 옴부즈만의 연간 운영계획

2. 옴부즈만의 위촉 또는 위촉 해제에 관한 사항

3. 옴부즈만 관련 조례·규칙의 제정, 개정과 폐지에 관한 사항

4. 조례 제33조에 따른 옴부즈만 운영상황의 보고 및 공표

5. 고충민원의 접수·처리 과정에서 각하 또는 이첩한 사항

6. 고충민원의 조사·처리 과정에서 성립한 화해, 조정 등 중요사항

7. 옴부즈만이 의결한 고충민원의 사후 처리결과

8. 고충민원 처리의 실태조사와 자체평가 계획 및 결과

9. 그 밖에 회의에 보고할 필요가 인정되는 사항

제5조(의안 작성·배부 등) ① 사무국장은 회의에 상정할 의안을 작성하여 대표옴부즈만에게 보고하고, 회의 개최일 4일 전까지 모든 옴부즈만에게 배부하여야 한다. 다만, 긴급한 의안의 경우에는 그러하지 아니하다.

② 사무국장은 의안을 별지 제1호서식의 의안대장에 기록·관리하여야 한다.

제6조(회의의 진행) ① 회의는 제안 설명, 질문과 토론, 의결의 순으로 진행한다.

② 의안의 제안 설명은 사무국장이 하되, 필요한 경우에는 조사에 참여한 옴부즈만 또는 사무국 직원이 보충하여 설명할 수 있다.

③ 대표옴부즈만이 필요하다고 인정하는 때에는 관련부서의 공무원·신청인·이해관계인·참고인의 의견을 들을 수 있으며, 서면자료를 제출하게 할 수 있다.

④ 제3항의 경우에는 관련부서·신청인·이해관계인·참고인에게 그 사실을 미리 알려야 한다.

⑤ 그 밖에 회의 진행에 필요한 사무는 사무국장이 수행한다.

제7조(의결서 작성) ① 옴부즈만은 의결내용이 시정권고, 의견표명, 기각, 각하에 해당하는 경우에는 별지 제2호서식에 따른 의결서를 작성하고, 제도개선권고에 해당하는 경우에는 별지 제3호서식에 따른 의결서를 작성한다.

② 회의의 의결에 참여한 옴부즈만은 의결서에 서명 또는 날인하여야 한다.

제8조(회의록의 작성) 사무국장은 다음 각 호의 사항을 기록·관리하여야 한다.

1. 회의 일시·장소 및 공개 여부

2. 참석 옴부즈만 및 배석자

3. 옴부즈만에 상정된 의안 및 심의 결과

4. 그 밖의 주요 논의사항

제9조(결정의 통지) ① 조례 제28조에 따라 옴부즈만의 결정내용을 알릴 때에는 의결된 날부터 10일 이내에 별지 제4호서식의 민원처리결과 통보서에 의결서를 첨부한 서면으로 신청인과 남양주시(이하 “시”라 한다) 및 관계행정기관등(시 소속기관 및 시에서 출자 출연하여 설립한 공기업·출연기관 등을 말한다. 이하 같다)의 장에게  알려야 한다. 다만, 신청인의 요청이 있는 경우에는 인터넷 등 다른 방법으로 알릴 수 있다. <개정 2019. 7. 25.>

② 제1항에도 불구하고 결정·통지 전에 관계 시 및 관계행정기관등의 장에게 권고의 이행, 제도개선 등 처리에 필요한 기간 등의 의견을 사전에 제출받을 수 있다.

제10조(재심의) ① 옴부즈만이 조례 제30조에 따라 남양주시장으로부터 재심의를 요청받아 이유 있다고 인정하는 경우에는 지체 없이 시 및 관계행정기관등의 장 또는 신청인, 그 밖의 이해관계인에게 그 사실을 알리고, 재조사하여야 한다.

② 대표옴부즈만은 제1항에 따른 재조사 결과에 따라 재심의 대상 여부를 결정하여 다음 각 호의 구분에 따라 처리할 수 있다.

1. 재심의 대상 : 회의에 부침

2. 재심의 비대상 : 시 및 관계행정기관등의 장 또는 신청인, 그 밖의 이해관계인에게 조사결과를 통지

제11조(감사의 의뢰) 조례 제31조에 따라 감사를 의뢰할 경우에는 별지 제5호서식의 감사의뢰 등 검토보고서를 첨부하여야 한다.

제12조(권고 등 이행실태의 확인·점검) 옴부즈만은 조례 제32조에 따라 권고 등의 이행실태를 시 및 관계행정기관등의 장에게 다음 각 호의 방법으로 확인·점검할 수 있다. 이 경우 시 및 관계행정기관등의 장은 정당한 사유가 없는 한 이에 따라야 한다.

1. 관계 서류의 제출

2. 경위서 또는 확인서 등의 제출

3. 관계 공무원 또는 관련 직원의 출석·진술

4. 그 밖에 옴부즈만이 확인·점검에 필요하다고 인정하는 방법

제3장 고충민원의 접수·조사

제13조(신청 및 접수) ① 옴부즈만에게 고충민원을 신청하려는 개인이나 법인 또는 단체(이하 “신청인”이라 한다)는 별지 제6호서식의 고충민원 신청서를 방문·우편·팩시밀리 또는 인터넷 등의 방법으로 제출할 수 있다.

② 제1항에도 불구하고 구술로 고충민원을 신청하는 때에는 접수 공무원이 신청서를 작성하고, 신청인에게 그 내용을 확인하게 한 후 서명 또는 기명날인(무인)하게 하여야 한다.

③ 옴부즈만은 신청서의 보완이 필요하면 문서·구술·전화·팩시밀리 또는 인터넷 등으로 그 보완을 요청할 수 있다. 다만, 심의·의결에 중대한 영향을 미치는 자료 등은 문서로 하여야 한다.

④ 옴부즈만은 고충민원을 접수한 때에는 별지 제7호서식의 고충민원 접수 처리부에 그 내용을 기재하여야 하고, 신청인이 원하면 별지 제8호서식의 고충민원 접수증을 교부하여야 한다. 다만, 제출된 고충민원이 다른 행정기관의 소관인 경우에는 지체 없이 소관기관에 이첩하고 그 사실을 신청인에게 알려야 한다.

제14조(신청의 대리 등) ① 고충민원의 신청은 법정대리인 외에 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사람을 대리인으로 선임하여 신청할 수 있다. 이 경우 대리인의 자격을 증명하는 서류를 첨부한 별지 제9호서식의 대리인 선임허가 신청서를 제출하여야 한다.

1. 신청인의 배우자, 직계존비속 또는 형제자매

2. 신청인이 법인인 경우 그 임원 또는 직원

3. 변호사

4. 다른 법률에 따라 고충민원신청의 대리를 할 수 있는 자

5. 옴부즈만의 허가를 받은 자

② 다수의 신청인이 공동으로 신청하는 경우에는 별지 제10호서식의 대표자 선정 통지서를 제출하여야 한다.

제15조(신청의 취하) 신청인(대리인과 대표자를 포함한다. 이하 같다)은 옴부즈만의 결정이 있기 전까지 서면으로 신청을 취하할 수 있다.

제16조(고충민원의 조사통보) 옴부즈만이 접수된 고충민원에 대한 조사를 실시할 때에는 별지 제11호서식의 고충민원 조사통보서를 신청인과 조례 제7조에 따른 관할기관의 관련부서에 송부하여야 한다.

제17조(조사기간 연장) 옴부즈만이 조례 제20조제1항 단서에 따라 기간을 연장한 경우에는 신청인 등에게 지체 없이 연장사유와 처리예정기한을 별지 제12호서식의 고충민원 처리기간 연장 안내에 따라 알려주어야 한다.

제18조(조사의 방법) ① 옴부즈만 또는 사무국 직원(이하 “옴부즈만등”이라 한다)이 조례 제20조제1항에 따라 조사를 하는 때에는 별지 제13호서식의 신분증명서를 관계인에게 보여주어야 한다.

② 옴부즈만등은 조사받는 사람에게 관계법령 및 조례와 불리한 내용의 진술을 거부할 수 있음을 알리고 방문·서면(공문 포함)·구술·녹취의 방법으로 조사하여야 한다.

③ 옴부즈만등은 피조사자가 여성인 경우에는 성년의 여성 입회하에 조사를 하고, 미성년자인 경우에는 대리인의 입회하에 조사하여야 한다.

제19조(조사의 중지 등) ① 옴부즈만은 제16조부터 제18조까지에도 불구하고 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 조사를 하지 아니하거나, 중지할 수 있다.

1. 조례 제23조제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우

2. 고충민원의 내용이 명백히 거짓이거나 정당한 사유가 없다고 인정되는 경우

3. 신청인이 고충민원을 취하한 경우

4. 그 밖에 고충민원에 해당하지 아니하여 옴부즈만이 조사하는 것이 적절하지 아니하다고 인정되는 경우

② 제1항의 경우에는 시 및 관계행정기관등과 신청인에게 조사의 중지 등의 사유를 명시한 서면으로 즉시 알려야 한다.

제20조(반복 고충민원 등의 처리) ① 옴부즈만은 동일한 내용의 고충민원 처리결과를 2회 이상 알린 후에도 정당한 사유 없이 계속하여 같은 사람이 고충민원을 신청한 경우에는 종결처리하고, 동일한 내용의 고충민원을 다른 사람이 신청한 경우에는 이미 처리한 내용의 처리결과를 알리고 종결 처리할 수 있다.

② 옴부즈만은 성명·주소 등이 분명하지 아니한 자가 신청한 고충민원을 종결 처리할 수 있다.

제21조(합의) ① 옴부즈만이 조례 제24조제1항에 따라 합의를 권고한 사항에 대해서 신청인과 피신청인(이하 “당사자”라 한다) 간의 합의가 성립된 경우(자발적으로 합의가 성립된 경우를 포함한다)에는 별지 제14호서식의 합의서를 작성하여 당사자에게 서명 또는 날인하게 한 후 옴부즈만이 이를 확인한다.

② 당사자 간 합의가 성립된 경우에는 민원이 종결된 것으로 본다.

제22조(조사결과의 보고 등) ① 옴부즈만이 고충민원의 조사를 종료하거나 중지한 때에는 별지 제15호서식의 고충민원 조사 결과보고서를 작성하여 대표옴부즈만에게 보고하여야 한다.

② 대표옴부즈만은 고충민원 조사 결과보고서 내용을 검토하여 회의에 부쳐야 한다. 다만, 회의에 부치기에 부적당하다고 인정되는 경우에는 이첩 등의 방법으로 종결처리한 후 회의에 보고할 수 있다.

③ 제2항에도 불구하고 고충민원 조사 결과에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우에는 그 규정에 따른다.

제23조(수당과 여비) 「남양주시 각종위원회 실비변상 조례」에 따라 공무원이 아닌 옴부즈만에게는 예산의 범위에서 회의 참석, 안건 심사, 민원현장 확인·조사 등에 따른 수당 및 여비를 지급할 수 있다.

제24조(신분증명서) ① 남양주시장은 옴부즈만등에게 신분증명서를 발급하여야 한다.

② 남양주시장은 옴부즈만등이 신분증명서를 분실·훼손한 때에는 사유서를 제출받고 재발급할 수 있으며, 신분을 상실한 경우에는 즉시 신분증명서를 회수하여야 한다.

제4장 사무국의 운영

제25조(사무국의 업무) 사무국은 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 고충민원의 안내·상담·접수 및 민원 조사·처리 지원

2. 옴부즈만 결정사항의 시행 및 사후관리

3. 회의의 회의록 작성 및 기록 보존

4. 고충민원 편람·서식 등의 보관

5. 그 밖에 옴부즈만 운영에 필요한 업무

제26조(운영상황 보고) 조례 제33조제1항에 따른 옴부즈만 운영상황의 보고는 다음 각 호의 사항을 포함하여 작성하여야 한다.

1. 고충민원의 접수 및 처리 현황

2. 옴부즈만이 권고하거나 의견을 표명한 내용

3. 관련부서의 처리결과(미처리 사유 포함)

4. 그 밖에 옴부즈만이 필요하다고 인정하는 사항

제27조(사무국장) 조례 제35조제2항에 따른 사무국장은 남양주시 감사관을 겸직 발령할 수 있다.

제5장 보칙

제28조(옴부즈만 사무의 전결) 옴부즈만의 능률적인 업무처리를 위하여 옴부즈만의 권한에 속하는 사무 중 일부는 별표에 따라 대표옴부즈만 또는 사무국장이 전결처리 한다.

제29조(기록의 관리) ① 옴부즈만의 모든 기록물은 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따라 관리하되, 고충민원기록은 건별로 관리하여야 한다.

② 고충민원의 보존기간은 다음 각 호와 같다.

1. 의결서, 조정서, 합의서 : 준영구

2. 심의·의결 관련문서 : 5년

3. 일반문서 : 3년

제30조(문서 및 관인) 공문서의 작성 및 그 밖의 행정업무 처리는 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」에 따르며, 같은 영 제33조제2항에 따라 옴부즈만은 청인과 직인을 사용한다. <개정 2019. 7. 25.>

제31조(정보의 공개) 민원기록에 대한 열람·복사 등에 의한 정보의 공개는 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」에 따른다.

제32조(정보의 보호) 옴부즈만등은 고충민원 처리과정에서 알게 된 비밀을 다른 사람에게 누설하거나 직무 외의 목적에 사용하여서는 아니 된다.

제33조(운영세칙) 이 규칙에서 규정한 사항 외에 옴부즈만의 운영에 필요한 사항은  회의의 의결을 거쳐 대표옴부즈만이 정할 수 있다.

부      칙 <규칙 제657호, 2015.9.30>

이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.

부      칙 <규칙 제789호, 2019. 7. 25.>

이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.