광주광역시 행정옴부즈만위원회 구성 및 운영 조례 시행규칙

(제정) 2022-01-14 규칙 제 3270호

제1장 총칙

제1조(목적) 이 규칙은「광주광역시 행정옴부즈만위원회 구성 및 운영 조례」에서 위임한 사항과 그 시행에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2장 행정옴부즈만위원회 운영 및 관리

제2조(위원회 회의소집) ① 「광주광역시 행정옴부즈만위원회 구성 및 운영 조례」(이하 “조례”라 한다) 제7조에 따른 위원회를 개최하는 때에는 회의개최일 5일 전까지 그 소집을 알리되, 일시·장소 및 의안의 제목을 표기한 서면으로 알려야 한다.

② 제1항에 따라 서면으로 알리는 것이 어려운 긴급한 회의의 경우에는 전화·구두 및 그 밖의 방법으로 알릴 수 있다.

제3조(옴부즈만의 기피ㆍ회피) ① 조례 제11조제2항에 따라 기피를 신청하려는 관계인은 상임옴부즈만에게 그 사유를 명시하여 서면으로 의결 전일까지 신청할 수 있으며, 위원회는 의결로 이를 결정한다. 이 경우 기피신청의 대상인 옴부즈만은 그 의결에 참여하지 못한다.

② 제1항에 따라 기피신청 대상이 되는 옴부즈만은 지체 없이 기피신청에 대한 의견서를 상임옴부즈만에게 제출하여야 한다.

③ 옴부즈만이 조례 제11조제3항에 따라 회피하려는 경우에는 사전에 회피사유서를 상임옴부즈만에게 제출하여야 한다.

④ 기피 또는 회피로 회의의 심의·의결에서 제외되는 옴부즈만은 재적의원 수의 계산에서 제외한다.

제4조(위원회 회의 보고사항) 위원회 사무국장(이하 “사무국장”이라 한다)은 다음 각 호의 사항을 위원회 회의에 보고안건으로 상정하여야 한다.

1. 위원회의 연간 운영계획

2. 옴부즈만의 위촉 또는 위촉 해제에 관한 사항

3. 위원회 관련 조례·규칙의 제정, 개정과 폐지에 관한 사항

4. 고충민원의 접수·처리 과정에서 각하 또는 이첩한 사항

5. 고충민원의 조사·처리 과정에서 성립한 화해, 조정 등 중요사항

6. 위원회가 의결한 고충민원의 사후 처리결과

7. 고충민원 처리의 실태조사와 자체평가 계획 및 결과

8. 그 밖에 위원회 회의에 보고할 필요가 인정되는 사항

제5조(의안 작성ㆍ배부 등) ① 사무국장은 위원회 회의에 상정할 의안을 작성하여 상임옴부즈만에게 보고하고, 회의개최일 3일 전까지 모든 옴부즈만에게 배부하여야 한다. 다만, 긴급한 의안의 경우에는 그러하지 아니하다.

② 사무국장은 제1항에 따른 의안을 별지 제1호서식의 의안대장에 기록·관리하여야 한다.

제6조(회의의 진행) ① 위원회 회의는 제안 설명, 질문과 토론, 의결의 순으로 진행한다.

② 의안의 제안 설명은 사무국장이 하되, 필요한 경우에는 조사에 참여한 옴부즈만 또는 사무국 직원이 보충하여 설명할 수 있다.

③ 상임옴부즈만이 필요하다고 인정하는 때에는 관련 부서의 공무원·신청인·이해관계인·참고인의 의견을 들을 수 있으며, 서면자료를 제출하게 할 수 있다.

④ 제3항의 경우에는 관련 부서·신청인·이해관계인·참고인에게 그 사실을 미리 알려야 한다.

⑤ 그 밖에 위원회 회의의 진행에 필요한 사무는 사무국장이 수행한다.

제7조(의결서 작성) ① 위원회는 의결내용이 시정권고, 의견표명, 기각, 각하에 해당하는 경우에는 별지 제2호 서식에 따른 의결서를 작성하고, 제도개선권고에 해당하는 경우에는 별지 제3호서식에 따른 의결서를 작성한다.

② 위원회의 의결에 참여한 옴부즈만은 의결서에 서명 또는 날인하여야 한다.

제8조(회의록의 작성) 사무국장은 다음 각 호의 사항을 기록·관리하여야 한다.

1. 위원회 회의의 일시·장소 및 공개 여부

2. 참석 옴부즈만 및 배석자

3. 위원회에 상정된 의안 및 심의 결과

4. 그 밖의 주요 논의사항

제9조(결정의 통지) ① 위원회의 결정내용을 알릴 때에는 의결된 날부터 10일 이내에 별지 제4호서식의 민원처리결과 통보서에 의결서를 첨부한 서면으로 신청인과 관계 부서의 장 등 관계인에게 알려야 한다. 다만, 신청인의 요청이 있는 경우에는 인터넷 등 다른 방법으로 알릴 수 있다.

② 위원회는 제1항에 따른 결정·통지 전에 관계 부서의 장에게 권고의 이행, 제도개선 등 처리에 필요한 기간 등의 의견을 사전에 제출받을 수 있다.

제10조(재심의) ① 위원회가 조례 제22조에 따라 관계 기관 등의 장으로부터 재심의를 요청받아 이유 있다고 인정하는 경우에는 지체 없이 관계 부서의 장 또는 수임·수탁기관의 장, 신청인, 그 밖의 이해관계인에게 그 사실을 알리고, 재조사하여야 한다.

② 상임옴부즈만은 제1항에 따른 재조사 결과에 따라 재심의 대상 여부를 결정하여 다음 각 호의 구분에 따라 처리할 수 있다.

1. 재심의 대상 : 위원회 회의에 부침

2. 재심의 비대상 : 관계 부서의 장 또는 수임·수탁기관의 장, 신청인, 그 밖의 이해관계인에게 조사결과를 통지

제11조(감사의 의뢰) 조례 제23조에 따라 감사를 의뢰할 경우에는 별지 제5호서식의 감사의뢰 등 검토보고서를 첨부하여야 한다.

제3장 고충민원의 접수․ 조사

제12조(신청 및 접수) ① 위원회에 고충민원을 신청하려는 개인이나 법인 또는 단체(이하 “신청인”이라 한다)는 별지 제6호서식의 고충민원 신청서를 방문·우편·팩시밀리 또는 인터넷 등의 방법으로 제출할 수 있다.

② 제1항에도 불구하고 구술로 고충민원을 신청하는 때에는 접수 공무원이 신청서를 작성하고, 신청인에게 그 내용을 확인하게 한 후 서명 또는 기명날인(무인)하게 하여야 한다.

③ 위원회는 신청서의 보완이 필요하면 문서·구술·전화·팩시밀리 또는 인터넷 등으로 그 보완을 요청할 수 있다. 다만, 심의·의결에 중대한 영향을 미치는 자료 등은 문서로 하여야 한다.

④ 위원회는 고충민원을 접수한 때에는 별지 제7호서식의 고충민원 접수 처리부에 그 내용을 기재하여야 하고, 신청인이 원하면 별지 제8호서식의 고충민원 접수증을 교부하여야 한다. 다만, 제출된 고충민원이 다른 행정기관의 소관인 경우에는 지체 없이 소관기관에 이첩하고 그 사실을 신청인에게 알려야 한다.

제13조(신청의 대리 등) ① 고충민원의 신청은 법정대리인 외에 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사람을 대리인으로 선임하여 신청할 수 있다. 이 경우 대리인의 자격을 증명하는 서류를 첨부한 별지 제9호서식의 대리인 선임허가 신청서를 제출하여야 한다.

1. 신청인의 배우자, 직계존비속 또는 형제자매

2. 신청인이 법인인 경우 그 임원 또는 직원

3. 변호사

4. 다른 법률에 따라 고충민원신청의 대리를 할 수 있는 자

5. 위원회의 허가를 받은 자

② 다수의 신청인이 공동으로 신청하는 경우에는 별지 제10호서식의 대표자 선정 통지서를 제출하여야 한다.

제14조(신청의 취하) 신청인(대리인과 대표자를 포함한다. 이하 같다.)은 위원회의 결정이 있기 전까지 서면으로 자신의 신청을 취하할 수 있다.

제15조(고충민원의 조사통보) 위원회에 접수된 고충민원에 대한 조사를 실시할 때에는 별지 제11호서식의 고충민원 조사통보서를 신청인과 조례 제8조에 따른 관할 기관의 관련 부서에 송부할 수 있다.

제16조(고충민원의 조사) ① 위원회는 접수한 고충민원에 대해서 지체 없이 필요한 조사를 해야 한다. 다만, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 조사를 하지 않거나 중지할 수 있다.

1. 제17조제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우

2. 고충민원의 내용이 명백히 거짓이거나 정당한 사유가 없다고 인정되는 경우

3. 신청인이 고충민원을 취하한 경우

4. 그 밖에 고충민원에 해당하지 않아 위원회가 조사하는 것이 적절하지 않다고 인정되는 경우

② 위원회는 조사를 시작한 후에도 제1항 각 호에 해당하는 사유 등 조사를 계속할 필요가 없다고 인정하는 경우에는 이를 중지할 수 있다.

③ 위원회는 접수한 고충민원에 대해서 조사를 하지 않거나 조사를 중지한 경우에는 지체 없이 그 사유를 신청인에게 알려야 한다.

④ 위원회는 접수한 고충민원 대해서 옴부즈만 또는 사무국장으로 하여금 사전 조사를 하게 할 수 있다.

⑤ 위원회는 접수한 고충민원이 단순 일반민원으로 판단될 경우 상임옴부즈만으로 하여금「민원 처리에 관한 법률」등에 따라 처리 하게 할 수 있다.

제17조(고충민원 각하 등) ① 위원회는 접수한 고충민원이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 각하하거나 관계 기관에 이송할 수 있다. 다만, 위원회의 심의가 필요한 경우에는 위원회 의결로써 각하해야 한다.

1. 고도의 정치적 판단이 필요하거나 국가기밀 또는 공무상 비밀에 관한 사항

2. 국회·법원·헌법재판소·선거관리위원회·감사원·지방의회에 관한 사항

3. 수사 및 형 집행에 관한 사항으로서 그 해당 기관에서 처리하는 것이 타당하다고 판단되는 사항 또는 감사원의 감사가 착수된 사항

4. 행정심판, 행정소송, 헌법재판소의 심판이나 감사원의 심사청구 그 밖에 다른 법률에 따른 불복·구제절차가 진행 중인 사항

5. 법령에 따라 화해·알선·조정·중재 등 당사자 간의 이해 조정을 목적으로 행하는 절차가 진행 중인 사항

6. 판결·결정·재결·화해·조정·중재 등에 따라 확정된 권리관계에 관한 사항 또는 감사원이 처분을 요구한 사항

7. 사인 간의 권리관계 또는 개인의 사생활에 관한 사항

8. 행정기관 등의 인사행정에 관한 사항

9. 그 밖에 단순한 행정절차 또는 형식요건 등에 대한 상담·설명을 요구하거나 일상생활에서 발생하는 불편사항에 관한 사항

② 위원회는 제1항에 따라 고충민원을 각하 또는 이송한 경우에는 지체 없이 그 사유를 분명하게 밝혀 신청인에게 알려야 한다. 이 경우 신청인에게 권리의 구제에 필요한 절차와 조치 방법을 안내할 수 있다.

③ 관계 부서의 장은 위원회가 조사를 시작한 고충민원이 제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항임을 알게 된 경우에는 지체 없이 그 사실을 위원회에 알려야 한다.

제18조(조사기간 연장) 위원회가 조례 제16조 단서에 따라 기간을 연장한 경우에는 신청인 등에게 지체 없이 연장사유와 처리예정기한을 별지 제12호서식의 고충민원 처리기간 연장 안내에 따라 알려주어야 한다.

제19조(조사의 방법) ① 위원회는 제16조에 따라 조사를 함에 있어서 필요하다고 인정하는 경우에는 다음 각 호의 조치를 할 수 있다.

1. 관계 부서 등에 설명 요구 또는 관계 자료·서류 등의 제출 요구

2. 관계 부서 직원, 신청인, 이해관계인, 참고인의 출석 및 의견진술 등의 요구

3. 현지조사 또는 감정의 의뢰

② 관계 부서의 장, 신청인, 이해관계인, 참고인 등 관계인은 위원회의 요구나 조사에 협조해야 한다.

③ 위원회는 조사받는 사람에게 관계 법령에 따라 불리한 내용의 진술을 거부할 수 있음을 알리고 방문·서면(공문 포함) 등 합법적인 방법으로 조사해야 한다.

④ 위원회는 조사받는 사람이 미성년자 등의 경우에는 대리인 등의 참석하에 조사해야 한다.

⑤ 상임옴부즈만은 집단시위 등으로 조사가 어려운 경우 관할 경찰서장에게 질서유지와 위원회 위원 및 직원의 보호를 요청할 수 있다.

제20조(반복 고충민원 등의 처리) ① 위원회는 같은 내용의 고충민원 처리결과를 알린 후에도 정당한 사유 없이 계속하여 같은 사람이 고충민원을 신청한 경우에는 종결처리하고, 비슷한 내용의 고충민원을 다른 사람이 신청한 경우에는 이미 처리한 내용의 처리결과를 알리고 종결처리 할 수 있다.

② 위원회는 성명·주소 등이 분명하지 않은 자가 신청한 고충민원은 종결처리 할 수 있다.

제21조(합의) ① 위원회는 신청인과 피신청인(이하 “당사자”라 한다) 간의 합의가 성립된 경우(조정에 따른 합의가 이루어진 경우를 포함한다)에는 별지 제13호서식의 합의서를 작성하여 당사자에게 서명 또는 기명날인하게 한 후 위원회가 이를 확인한다.

② 당사자 간 합의가 이루어진 경우에는 고충민원이 종결된 것으로 본다.

제22조(조정) ① 위원회는 여러 사람이 관계되거나 사회적 파급효과가 크다고 인정되는 고충민원인 경우에는 신속하고 공정한 해결을 위하여 당사자의 신청 또는 직권으로 조정을 할 수 있다.

② 위원회는 제1항의 조정을 위한 회의를 개최할 수 있으며 위원장 또는 위원이 주관한다.

③ 위원회는 제2항에 따른 회의의 원활한 진행을 위하여 고충민원의 신청인과 책임 있는 관계 부서의 직원에게 출석을 요구할 수 있다.

④ 조정은 당사자가 합의한 사항을 별지 제14호서식의 조정서에 작성한 후 서명 또는 기명날인하고 위원회가 이를 확인함으로써 성립한다.

제23조(수당과 여비) 「광주광역시 각종위원회 구성 및 운영 등에 관한 조례」에 따라 공무원이 아닌 위원회 위원 등에게는 예산의 범위에서 회의 참석, 안건 심사, 고충민원현장 확인·조사 등에 따른 수당 및 여비를 지급할 수 있다.

제4장 사무국 구성 및 운영

제24조(사무국) ① 시장은 법 제36조제1항에 따라 위원회의 사무를 지원하기 위하여 사무국을 둔다. 다만, 사무기구가 설치되기 전까지는 감사위원회에서 업무를 수행한다

② 시장은 제1항에 따라 사무국장 1명과 그 밖에 필요한 직원을 두되, 사무국장은 상임옴부즈만의 지휘를 받아 위원회 소관사무를 관장한다.

③ 제1항의 단서조항의 경우에는 감사위원회 팀장이 제2항에 따른 사무국장의 역할을 수행한다.

제25조(사무국의 업무) 사무국은 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 고충민원의 안내·상담·접수 및 민원 조사·처리

2. 위원회 결정사항의 시행 및 사후관리

3. 위원회 회의의 회의록 작성 및 기록 보존

4. 고충민원 편람·서식 등의 보관

5. 그 밖에 위원회 운영에 필요한 업무

제5장 보칙

제26조(위원회 사무의 전결) 위원회의 능률적인 업무처리를 위하여 위원회 권한에 속하는 사무 중 일부를 전결 처리할 수 있으며, 사무전결처리에 관한 사항은 별표와 같다.

제27조(기록의 관리) ① 위원회의 모든 기록물은「공공기록물관리에 관한 법률」에 따라 관리하되, 고충민원기록은 건별로 관리하여야 한다.

② 고충민원의 보존기간은 다음 각 호와 같다.

1. 의결서, 조정서, 합의서 : 준영구

2. 심의·의결 관련문서 : 5년

3. 일반문서 : 3년

제28조(문서 및 관인) 공문서의 작성 및 그 밖의 행정업무 처리는 「행정업무의 효율적 운영에 관한 규정」(이하 “영”이라 한다)에 따르며, 영 제33조제2항에 따라 위원회는 청인과 직인을 사용한다.

제29조(정보의 공개) 민원기록에 대한 열람·복사 등에 의한 정보의 공개는 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」에 따른다.

제30조(정보의 보호) 위원회는 고충민원 처리과정에서 알게 된 비밀을 다른 사람에게 누설하거나 직무 외의 목적에 사용하여서는 아니 된다.

부 칙

이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.